Методический электронный материал

4 Содержание Введение 1. Структура и н азначение номенклатурных дел 2. Требования к формированию дел 3. Правила хран ения дел 4. Экспертиза ц енности документов 5. Оформление д ел 6. Составление описей дел 7. Порядок пере дачи дел в архив Заключение Список литера туры Приложения Введение Производственные процессы и задачи управления ими требуют по стоянной обработки поступающей информации и создания множества докуме нтов как по статусу самого предприятия, так и по организации его произво дственно-хозяйственных деятельности . Руководители и специалисты предприятий от 50 до 90% рабочего времени заняты работой с док ументами или их созданием . В России эта деятельность исторически получила название " делопроизводство ". Хорошо отлаженное делопроизводство исключает из практики сл учаи, когда производство может быть приостановлено из-за потери какого л ибо документа, когда в поисках документа " на ноги " поднимается все предприятие . Чтобы это случ алось как можно реже, организация и ведение делопроизводства на предпри ятиях регламентируются требованиями действующего законодательства, с тандартами и инструкциями . В тоже время делопроизвод ство адаптируется к местным условиям, приспосабливается под специфику каждого конкретного предприятия . В практике делопро изводства возможны отступления от общих требований и их нарушения . Поэтому государственные органы требуют постоянно р аботы с документацией и совершенствования делопроизводства на предпри ятии . 1. Структура и назначени е номенклатурных дел После исполнения документы определенное время хранятся в орг анизации . Для того чтобы их можно было быстро находит ь и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела . Гос ударственный стандарт определяет дело как " совокупность документов или документ, относящихся к одному во просу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку ". Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность и спользования нужной информации, документы классифицируют : разделяют их на группы с разными сроками хранения . Специальным классификационным справочником, позволяющим опр еделить порядок распределения документов в дела, является номенклатур а дел . Номенклатура дел - систематизированный п еречень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке . Номенклатура дел - это многофункциональны й документ, используемый для разных целей : номенклатура используется как схема классификации при распр еделении и группировке исполненных документов в дела ( па пки ). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся з атем на обложки дел ; каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока х ранения документов, включенных в него . Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности до кументов ; номенклатура дел используется при построении информационно- поисковой системы по документам предприятия . При ре гистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс д ела по номенклатуре . Кроме того, классификационная с хема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы ; номенклатура дел используется вместо описи как учетный докум ент при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно . Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного ; номенклатура имеет справочное значение при изучении структу ры учреждения, организации, предприятия . Общие требования к номенклатуре . Номенкл атура дел как один из основных инструментов организации делопроизводс тва должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых : охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе де ятельности организации ; раздельная группировка в дела документов постоянного и време нного сроков хранения ; конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полн остью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможн ость включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и ср оку хранения ; систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответст вии со степенью важности и сроком хранения документации . 2. Требования к формированию дел Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этап ов : определение круга документов для включения в номенклатуру ; составление заголовков ( наименований ) дел ; разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. поря д ка расположения дел ; определение сроков хранения дел ; определение системы индексации и установление индексов дел ; оформление и удостоверение номенклатуры дел . Определение круга документов для включения в номенклатуру . Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности о рганизации-При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы уче та, различные к артотеки . В номенклатуру должны быть внесены и документы вр е менно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественны х организаций . В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продол жения или окончания решения вопроса ; дела по вопроса м, продолжающимся более одного года ( так называемые перех одящие дела ). Они вносятся в номенклатуру каждого год а на протяжении всего срока решения вопроса . В течени е года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых во просов . Для таких дел в конце каждого раздела номенкл атуры предусматривают несколько резервных номеров . Не включаются в номенклатуру печатные издания ( сборники, справочники и т.д.) . Составление заголовков дел . Это самая сло жная часть работы при составлении номенклатуры дел . Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и одноз начно отражать основное содержание документов комплекса, так как именн о по заголовку дела производится поиск документов . З аголовок содержит указание на род заводимого дела ( дело, д окументы, переписка ) или название вида документа ( приказы, акты и др.) , уточняющие да нные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание п одлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа " Разные материалы ", " Общая переписка " и т.п. Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, до лжны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, н апример : " Годовой отчет о научно-исследовательс кой деятельности института ", " Месячные отчеты об отгрузке товаров ". В заголовке дела, содержащего статистические формы, указывают ся названия форм, их номер или условное обозначение ( шифр ): " Годовой отчет по отдельным показателям финанс овой деятельности предприятия ( организации ) ( ф .1 0-ф )". Разработка классификационной схемы . Пос ле составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в ном енклатуре дел . Он основан на учете организационно-ст руктурного построения аппарата управления и выполняемых им функций . В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структур ного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения кру пной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом в заимосвязи документов . Первыми помещаются дела, включающие организационно-распоряд ительные документы директивных и вышестоящих органов, затем - дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом ( устав, положения ) или структурного подразделения, если составляется н оменклатура дел структурного подразделения . Далее р асполагают дела с распорядительной документацией самого учрежде н ия или организации ( приказы, распоряж ения, решения коллегиальных органов ). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами ( год овыми, квартальными, месячными ), перепиской и другими документами . Определение сроков хранения дел . Сроки хр анения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документо в . Сроки хранения - важное основан ие для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сро ком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело . Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указ анием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами о рганизации . Сроки хранения документов - постоянные или временные ( один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов . Если в деле содержатся документы временного хранени я различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок х ранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший . Например, если в д еле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет . Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела . Например, срок хранения : дела, законченного делопроизводством в 1998 г ., исчисляется с 1 января 1999 г . Индексация дел . Для практического исполь зования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел . Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее н оменклатура строится по производственной или функциональной схеме . В этом случае индексом дела будет его порядковый ном ер в номенклатуре : 01, 02, 03 и т.д. В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пред елах структурного подразделения . Например, индекс д ела 03 - 02 означает, что дело было сформировано в структур ном подразделении, которому присвоен индекс " 03 ", и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела рас полагается под номером " 2 " ( 02 ). Индексация структурных подразделений должна быть постоянно й и повторяться из года в год . Переходящие дела вносят ся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом . Порядок оформления и удостоверения номе нклатуры дел . Номенклатура дел составляется по униф ицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплен а в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов . Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф : индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хр анения и примечания . В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о кат егориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел . В итоговой записи отдельно указывается количество д ел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со ср оком хранения до 10 лет включительно . Кроме т ого, указыва ет ся количество дел, переходящих на след ующий год . После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления . Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным з а документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприят ия, организации . Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия . Если докумен ты поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляет ся на согласование в государственный архив, принимающий дела данной орг анизации, и только после этого утверждается руководителем организации . Номенклатура дел структурного подразделения должна составл яться в трех экземплярах . Один экземпляр хранится в с лужбе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в стр уктурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел . Номенклатура дел организации ( сводная ) должна составляться в четырех экземплярах . Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хр анится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хран ения . Этот экземпляр включается в сводную номенклат уру в раздел службы ДОУ . Второй экземпляр хранится в г осударственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяютс я службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделе ния для заведения дел . Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка ( папка-скоросшиватель или папка-регистратор ). Работа по формированию дел состоит из следующих операций : распределение и раскладка исполненных документов п о папкам ( делам ); расположение докумен тов внутри дел в определенной последовательности ; о формление обложек дел . Формированием дела называется группирование исп олненных документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и система тизация документов внутри дела . После того как документы исполнены, они помещаются в соответс твующие дела и систематизируются внутри них . Дел о считается заведенным с момента появления в нем пер вого исполненного документа . Правильное распределение документов в дела имеет огромное зн ачение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их с охранность . Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная п апка ( папка-скоросшиватель или папка-регистратор ). Работа по формированию дел состоит из следующих операций : распределение и раскладка исполнительных документ ов по папкам ( делам ); расположение доку ментов внутри дел в определенной последовательности ; оформление обложек дел . Большое значение имеет правильное расположение документов в нутри дела . От того, в какой послед овательности они располагаются, во многом зависит время поиска необход имой информации . Документы систематизируются в делах в соответствии с определ енными принципами . Наиболее существенными и практич ески наиболее удобными являются : вопросно-логически й, хронологический, алфавитный, нумерационный . Они мо гут варьироваться и комбинироваться . Чаще других используется вопросный ( вопросно-логический ) принцип, согласно кот орому документы располагают в делах в логической последовательности р ешения того или иного вопроса . Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением докуме нтов . При алфавитной систематизации документо в используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, н аименования административно-территориальн ых единиц и т. д. Копии приказов о наложении взыска ний, по ощрениях ". В нумерационном порядке группируют однор одные докумен ты, имеющие порядковую нумерацию ( п ротоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.) . Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, из менении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополне ние к личному ли стку по учету кадров . Наряду с принципами систематизации документов при формирова нии дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категори й документов : в дела подшиваются только исполненные документы . Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшива ть в дело запрещается ; каждый документ, помещ енный в дело , д олжен быть оформлен в соответствии с требованиями г осударственных стандартов и других нормативных актов . Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильнос ть его оформления : наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.; в дело включаются документы в одном экземпляре . Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшива ются . Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т. п., дополняющие содержание первых экземпляров ; документы постоянного и временного сроков хранения группиру ются в отдельные дела ; в дела группируются документы одного календарного года, за ис ключением переходящих дел . Кроме того, отдельные кат егории дел имеют свои особенности формирования . Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организац ии ; дела выборных органов и их постоянных комиссий фо рмируют за период созыва ; документация учебных заве дений формируется в дела по учебным годам ; документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним прило жениями и дополнительными материалами . Если приложе ния имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело . Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет п римерно 250 листов . Если документов больше, дело раздел яется на тома . Количество томов каждого дела указыва ется в номенклатуре дел в конце года . Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документо в, подготовку документов к последующему хранению и использованию . 3. Правила х ран ени я дел Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа . Они формируются в структурн ых подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации . В небольшой фирме дела хранятся секретарем . Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейф ах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света . Дела располагаются на полках вертикально в последователь н ости, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре . На корешке каждого дел а указывается его и ндекс по номенклатуре . Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа . Для быстрого поиска документа сначала находят нужный но мер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела - нужную папку с документами . Для учета документов определенных категорий дел постоян н ого и временного ( свыше 10 лет ) хранения составляется внутренняя опись . Внутренняя опись документов дела - это уче тный документ, содержащий перечень документов дела с указанием по р ядковых номеров документо в, их индексов, н азваний, дат, н омеров листов . Внутренняя оп ись составляется для дел, содержащих особо ц енные до кументы, документы ограниченного доступа, для лич н ы х дел, а также дел, сформи рованных по видам документов и ло жных по содержанию . Необходимость ее составления оп ределяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации ил и предприятия . Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе . По оконча ни и формирования дела с оставляется итоговая, запись внутрен н ей описи с ука занием количества включенных в нее документов и количества ли стов самой описи . Документы, уже включенные в дело, мо гут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации . В этом случае они могут быть вынуты из дела только отв етственным за формирование и хранение дел . На их мест о закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ . После завершения делопроизводственного года выдача отдельны х документов из дела не допускается . При необходимос ти во временное пользование может быть выдано дело целиком . Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карт а - заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, рос писи в получении и приеме после возвращения документов . Карта-заместитель помещается на месте выданного дела . Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия . Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов ( например, прокуратуры и т.д.) може т производиться только на основании письменного распоряжения этих орг анов, с разрешения руководства . В этом случае обязате льно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в д ело подшивается заверенная копия . 4. Экспертиза ценности документов Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использ ования . Обработка дел для хранения включает проведе ние экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного ( с выше 10 лет ) сроков хранения . Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критерие в . В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов сост оят в следующем : отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научно е, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранен ие в государственные архивы Российской Федерации ; отбор на временное хранение документов, не представляющих нау чно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение ; выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценнос ти и утративших практическое значение ; установление или изменение сроков хранения документов . Документы оцениваются на основании принципов истор изма, системности, целостности . Критериями оценки докумен тов являются их происхождение, содержание и внешние особенности . Экспертные комиссии . Экспертиза ценност и в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при ф ормировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение . Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно де йствующая экспертная комиссия ( ЭК ). В м инистерствах и ведомствах, центральных органах общественных организац ий для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организ ациям создаются центральные экспертные комиссии ( ЦЭК ). ЦЭК и ЭК - совещательные органы . Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными к омиссиями ( ЭПК ) соответствующего архи вного учреждения, от которого получают указания организационно-методи ческого характера . Проведение экспертизы ценности . Ежегодн о в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоян ное и временное хранение, а также для уничтожения . Это т отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотру дников ведомственного, архива . Он предполагает анал из фактического содержания документов, находящихся в деле . Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотр а документов определяется их научная и практическая ценность и соответ ствующие сроки хранения . В результате работы экспертной комиссии образуются четыре гр уппы документов с различными сроками хранения : 1 ) постоянного хранения в государственных а рхивах ; 2 ) временного хранения в ведомственном архи ве ( свыше 10 лет ); 3 ) временного хранения ( до 10 ле т ); 4 ) подлежащие уничтожению в связи с истечен ием срока хранения . В ведомственный архив передаются дела постоянного и временно го ( свыше 10 лет ) хранения и по личному со ставу . Их передача происходит только по описям . Дела временного ( до 10 лет ) х ранения не подлежат сдаче в ведомственный архив . Они хра н ятся централизованно сл ужбой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению . После утверждения описей на дела постоянного хранения архивн ое учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения . Уничтожение документов оформляет ся актами . Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреж дения . 5. Оформление дел Оформление дела - это подготовка дела к хр анению в соответствии с установленными правила ми . Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке доку ментов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлен ию ( в некоторых случаях ) внутренней оп иси документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела : уточнение названия организации, делопроизводственного индек са и заголовка дела, даты дела и др . Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизв одстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архи в . Оформление дел проводится работниками службы док ументационного обеспечения организации и структурных подразделений . Оформление может быть частичное или полное . Дела временного хранения ( до 10 лет ) обрабатываются упрощенно ( частично ). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел . Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурны х подразделениях для использования в справочной работе . Для учета количества листов в делах постоянного и временного ( свыше 10 лет ) хранения составляется зав ерительная надпись . Она составляется на отдельном л исте-заверителе, который располагается в конце каждого дела . В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных ли стов дела и отдельно через знак " + " - число листов внутренней описи, если она есть . Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотн ой стороне последнего листа запрещается . Заверительная надпись пишется разборчиво . В ней указываются дата составления, должность и фамилия состав ителя, который затем ставит свою подпись . После подшивки документов и нумерации листов произво д ится оформление обложки дела . Тр ебования к о формлению зак реплены ГОСТ 17914-72 . Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на о бложке проставляются три даты : дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации . Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надпис и дела . Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре д ел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с ук азанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению Э К организации . На делах постоянного хранения пишетс я : " Хранить постоянно ". Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организа ции . В нем указываются номер фонда, номер описи и номе р дела . 6. Составление описей дел На дела постоянного и временного ( свыше 10 лет ) хранения составляются описи дел . Составление описи - это завершающий этап работы с док ументами в делопроизводстве . Опись дел - это архивный справочник, пред ставляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предна значенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систем атизации внутри фонда и учета дел . Опись дел одновременно является учетным документом и основны м видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим опера тивный поиск документов . Таким образом, оп ись является учетным документом и справочником по содержанию дел . В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структ урном подразделении работниками службы документационного обеспечени я управления . Ответственность за качествен ное и своевременное составление описей дел структурных подра зделений несут их руководители . Годовые разделы описей дел постоянного и временного ( свыше 10 лет ) хранения и по личному составу со ставляются по установленной форме . Совокупность эле ментов описания каждого дела в описи называется описательно й статьей . Описательная статья описи дел структурно го подразделения должна включать в себя следующие элементы : порядковый номер дела ( тома, части ) по описи ; индекс дела ( тома, части ); заголовок дела ( тома, части ), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела ; дату дела ( тома, части ); число листов в деле ( томе, части ); срок хранения ; примечание . В описях дел постоянного хранения графа срок хранен ия опускаеся . Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым н омером . При наличии нескольких томов ( частей ) каждый из них также имеет свой порядковый ном ер . Систематизацию дел в описи и присвоение номера оп иси структурного подразделения осуществляет архив организации . В конце описи делается итоговая запись . В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по о писи, первый и последний номер дел по описи . Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназна ченный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утве рждению ЭПК . архивного учреждения . Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителе м службы документационного обеспечения управления, подписывается пред седателем ЭК ( после утверждения описи комиссией ) и согласовывается с руководителем организации . В соответствии с утвержденными годовыми разделами о писи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственны й архив принять на хранение внесенные в опись дела . 7. Порядок передачи дел в архив В архив организации передаются все дела постоянного, временно го ( свыше 10 лет ) хранения и по личному со ставу . Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованны м с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководит елем организации . Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы уч реждения . Заголовок каждой картотеки должен быть вк лючен в опись . Дела временного ( до 10 лет ) хра нения в архив организации, как правило, не передаются . Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела . Заведующий архивом расписывается в приеме дел на вс ех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количест во принятых дел . Один экземпляр годовых разделов опи сей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве . При сдаче дел на государственное хранение организация предст авляет в государственный архив : отношение на имя руководства государственного архива с указа нием названия организации, общего количества дел и крайних дат документ ов ; описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела ; историческую справку организации, если дела сдаются на госуда рственное хранение впервые ; справку о неполной сохранности документов ( есл и какие-либо дела утрачены ). Затем дела шифруются . Шифровка включает в с ебя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела . Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки . Сдача дел оформляется актом . Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов . Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государ ственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращ аются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе . Заклю чение Работа с документами должна иметь настолько отработанный пор ядок ( документооборот ), чтобы не отвлек ать работников от главных производственных целей предприятия . Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводс тво : традиционным способом или современным безбумаж ным обменом электронными документами - в любом случа е документирование и работа с документами осуществляется по установле нным правилам . Список литературы 1. Демин Ю .М. Деловая переписка . - М .: Бератор-пресс, 2003 . , Демин Ю .М. Делопроизводство . Документационный менеджмент - М .: Бератор-пресс, 2003 . 2. Кирсанова М .В. Делоп роизводство в органах государственной власти и местного самоуправлени я . Учебное пособие . М., 20 04 . 3. Кузнецова Т .В. Делоп роизводство ( Организация и технологии документационног о обеспечения управления ) .М., 20 00 . 4. Лихачев М .Т. Д. окумен ты и делопроизводство : Справочное пособие . М., 20 01 . 5. Рогожин М .Ю. Справочн ик кадровика . - М .: Проспе кт, 2004 . 6. Рогожин М .Ю. Настольн ая книга секретаря . - М .: П роспект, 2003 . 7. Рогожин М .Ю. Организа ция делопроизводства предприятия . - М .: Изд-во РДЛ, 2003 . 8. Рогожин М .Ю. Докумен тационное обеспечение управления . Практическое пос обие . М., 20 00 . 9. Рогожин М .Ю. Организа ция кадровой работы предприятия . - М .: Изд-во РДЛ, 2003 . 10. Гражданский кодекс РФ Части I , II , III - М Проспект, 2002 11. Трудовой кодекс РФ - М Проспект, 2002 12. Федеральный конституционный закон " О государственном гербе РФ " от 25 декабря 2000 № 2-ФКЗ с изм . и доп . от 9 июля 2002 г 13. Закон РФ от 11 марта 1992 г № 2490-1 " О кол лективных договорах и соглашениях " ( с изме не ниями от 24 ноября 1995 г , 1 мая 1999 г , 30 декабря 2001 г ) 15. Указ Президента РФ от 1 июня 1998 г № 640 " О порядке ведения личных дел лиц, замещаю щих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные до лж ности ф едеральной государственной службы " ( с изменениями от 31 мая 1999 г ) . Приложения Приложени е 1 Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации По срокам хранения Все го В том числе : переходящих с отметкой ЭПК 1 2 3 4 Постоянного Временного ( свыше 10 лет ) Временного ( до 10 лет включительно ) Итого Наименование должности руководителя службы делопроизводственной орг анизации Подпись Ра сшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в ведомственный архив Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК ( ЭК ) От _______________ № _____ _______________ СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения От _______________ № _____ Приложение 2 Форма номен клатуры дел Наименов ание организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _____№ _______________ ______________________ ( место составления ) УТВЕРЖ ДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации Заголовок дела ( тома, части ) Количество дел ( томов, частей ) Срок хранения дела ( тома, части ) и № статей по перечню Прим ечание 1 2 3 4 5 Наименование должности руководителя службы делопроизводственной орг анизации Подпись Расшифровка подписи Дата Виза зав . ведомственным архивом ( лица, ответственного за архив ) ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК ( ЭК ) От _______________ № _____ _______________ СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения От _______________ № _____

Приложенные файлы


Добавить комментарий